Secretaria de Administração é destaque em revista do Consad

A revista Governança & Desenvolvimento, publicação que faz parte do Conselho Nacional de Secretários de Estado da Administração (Consad), trouxe na edição de fevereiro de 2020, uma reportagem sobre a modernização da gestão do patrimônio. O texto traz detalhes do Sistema Integrado de Gestão de Bens Públicos (SIGBP), utilizado pela Secretaria de Estado da Administração desde 2014 e que realiza a gestão de todo o patrimônio mobiliário, imobiliário e almoxarifado do governo da Paraíba.

A publicação também enfatiza o desenvolvimento do novo Sistema de Recursos Humanos e folha de pagamento que está em fase final. Será um sistema moderno, atual, utilizando tecnologias atuais, sob medida, integrado ao eSocial, fornecendo visão gerencial e possibilitando a tomada de decisões estratégicas, confiável e seguro.

Leia abaixo, a reportagem na íntegra.

MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO NA PARAÍBA

Sistema Integrado de Bens Público garante transparência, qualidade e celeridade aos processos de trabalhos no Governo do Estado

A rotina administrativa dos gestores de patrimônio do Estado da Paraíba é considerada um case de sucesso após a modernização do sistema. Por meio da Secretaria de Estado da Administração, o Sistema Integrado de Gestão de Bens Público (SIGBP) já é utilizado na administração pública desde 2014 e realiza a gestão de todo o patrimônio mobiliário, imobiliário e almoxarifado do Governo do Estado da Paraíba.

O sistema agrega novas tecnologias que otimizam os procedimentos administrativos de rotina do governo. Isso vem se fortalecendo pela necessidade de transparência, aumento da eficiência, qualidade e celeridade dos processos de trabalhos realizados pela gestão.

            Para a secretária de Administração da Paraíba, Jacqueline Gusmão, o principal objetivo do Sistema Integrado de Gestão de Bens Público é automatizar todas as unidades gestoras do Estado de forma integrada. “Fizemos a reestruturação dos almoxarifados, dos patrimônios e tivemos também a integração do SIGBP com o Sistema Integrado de Administração Financeira (Siaf). Essa integração além de garantir a reestruturação, também ajuda a evitar erros processuais de aquisição, assim como garante a associação entre as contas e valores do Sistema com o SIAF, o que facilita dentre outras coisas o cálculo das depreciações e a emissão dos resumos contábeis anuais”, explica Jacqueline Gusmão.

A secretária ainda acrescenta que nenhuma nota fiscal pode ser paga sem estar devidamente liquidada no sistema de patrimônio, seja ela paga com quaisquer tipos de recursos. A unidade gestora entra em bloqueio não obedecendo ao fluxo.

“Hoje, os serviços propostos, bem como a solução tecnológica, estão modernizando os processos de trabalhos administrativos que viabilizam todo o controle do Patrimônio do Governo do Estado da Paraíba, ampliando a qualidade do trabalho, eficiência, economicidade, transparência, celeridade, entre outros; e ainda atendem as exigências legais impostas pelas normas internacionais de contabilidade, e demais legislações pertinentes”, ressalta a gestora.

Instrução normativa

Através de uma instrução normativa foi possível definir o disciplinamento metodológico e procedimental pertinente à administração de material e patrimônio, no âmbito do Governo do Estado da Paraíba.  “Disponibilizamos aos gestores ferramentas e técnicas que permitiram melhorar a gestão patrimonial da sua unidade, visando o aperfeiçoamento no planejamento das atividades, promovendo melhoria nos processos de trabalho, gerando eficiência e eficácia na gestão como um todo, consequentemente tivemos redução de custo de aquisições, reposições e manutenção de equipamentos”, explicou Jacqueline Gusmão.

Atualmente existem 89 unidades gestoras utilizando o SIGBP, entre secretarias, autarquias, fundações, etc. Hoje o Sistema Integrado de Gestão de Bens Público possui 8.306 usuários cadastrados e habilitados. O catálogo de material atualmente conta com 41.440 bens de consumo e 1.933 de bens permanentes. O sistema de Imóveis contempla hoje aproximadamente 1.613 imóveis cadastrados.

Sistema de Recursos Humanos e Folha de Pagamento

Buscando a melhoria da gestão do cadastro de servidores e da folha de pagamento do Estado, a Secretaria de Estado da Administração vem há quase dois anos, se reestruturando também para modernizar e atualizar seus sistemas e processos de negócios.

O desenvolvimento do novo Sistema de Recursos Humanos e folha de pagamento está em fase final. Será um sistema moderno, atual, utilizando tecnologias atuais, sob medida, integrado ao eSocial, fornecendo visão gerencial e possibilitando a tomada de decisões estratégicas, confiável e seguro. O atual Sistema de Recursos Humanos foi criado na década de 80 pelos próprios servidores da Secretaria de Estado da Administração. Além da tecnologia desatualizada, o sistema não reflete os processos de trabalho, não possibilita análise de dados e visão gerencial, trabalha com um banco de dados com informações inconsistentes.

Para atualizar o cadastro dos servidores e complementar com novas informações necessárias ao eSocial, foi realizada em 2019 a Atualização Cadastral de todos os servidores, já dentro do novo sistema. Através de uma ferramenta online, os servidores puderam preencher formulários e fazer o upload de documentos. Desta forma, foi possível montar um cadastro atualizado e completo dos servidores, sobre o qual atuará o novo sistema.

Integrado ao novo sistema, a Secretaria de Estado da Administração lançará em breve um novo portal do servidor. Nele será possível fornecer serviços de forma digital aos servidores, além da consulta ao contracheque, consulta de status de processos e atualização cadastral, permitiremos aos servidores realizar consultas a seus históricos financeiros e funcionais, matricular-se em cursos de capacitação da escola do governo, além de solicitação de declarações. Desta forma, a Paraíba busca evoluir na gestão pública, acompanhando uma das metas do Governador João Azevêdo, que é transformação digital. É a Paraíba caminhando ao lado do processo de evolução que tem acontecido em todo o mundo.